16.000 Verträge.
2 Sprachen. Ein Projekt.

Die Aufgabe

Am 28.12.2022 traten für Unternehmen neue EU-Richtlinien zur Datenschutzumstellung in Kraft. Diese Richtlinien fordern, dass mit jedem Zwischenhändler und Kunden ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen werden muss. Dieser AVV beinhaltet neben allgemeinen Angaben zum Zwischenhändler auch Angaben zu Datenschutzmaßnahmen und weiteren Informationen.

Unsere Aufgabe war es, für FEIN die digitale Infrastruktur zu entwickeln, um die Unterzeichnung des AVV für seine über 16.000 Zwischenhändler weltweit zu realisieren. Dabei sahen wir uns gleich vor mehrere Herausforderungen gestellt. Denn zum einen mussten wir die Verträge für unterschiedlichste Länder aufsetzen und neben den zwei Sprachversionen auch die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen einhalten. Darüber hinaus musste nicht nur die Bereitstellung der Verträge, sondern auch die Sichtung und Auswertung des Rücklaufs übersichtlich aufgesetzt werden.

FEIN ist ein international agierender Hersteller von qualitativ hochwertigen Elektrowerkzeugen und Zubehör. Der Fokus des Geschäftsmodells von FEIN liegt sowohl auf seinen Produkten als auch auf seinen Services, die weltweit von über 16 Tochtergesellschaften über mehr als 16.000 Zwischenhändler an Konsumenten vertrieben werden.

Die Umsetzung

Um allen Zwischenhändlern auf dem kürzesten und schnellsten Weg den notwendigen Vertrag bereitzustellen, nutzten wir unser Produkt kameon PLC Contract, unsere Lösung zur vollständigen Digitalisierung des Vertragsprozesses. Wir passten das Dashboard von my.FEIN, die bereits aktive Plattform die wir für das Unternehmen in einem vorherigen Projekt realisieren durften so an, dass jeder Händler unmittelbar nach dem Login die Weiterleitung zu PLC erhielt. Über my.FEIN verwalten Zwischenhändler weltweit FEIN Produkte für ihre Kunden. Auf Grundlage der EU-Vorgaben erstellten wir Vertragsvorlagen und importierten die Daten der Händler, die die Plattform nutzen.

Wir erstellten und implementierten nun für jeden Händler einen AVV – angepasst an die landesspezifischen Datenschutzanforderungen. Selbstredend stimmten wir dieses Vorgehen eng mit FEIN ab, so dass das Unternehmen seinerseits Händler bereits im Vorfeld über die anstehende Vertragsunterzeichnung und das dafür notwendige Procedere informieren konnte.

All das konnten wir dank schneller Abstimmungswege und agilen Projektmanagement im gesetzten engen Zeitrahmen bewältigen. So konnte FEIN sämtliche seiner über 16.000 Zwischenhändler in kürzester Zeit, zur Vertragsunterzeichnung auffordern.

„Dieses Projekt war für uns besonders spannend. Denn mit der my.FEIN Plattform als Basis konnten wir einen Prozess aufsetzen, der trotz der unglaublichen Anzahl an Vertragsbeteiligten in kürzester Zeit genau die Anforderungen des Kunden erfüllt hat.“

– Alex Vanidestine
Teamlead PMO
bbg bitbase group GmbH 

Das Ergebnis

Über my.FEIN als zentrale Serviceplattform und verlässliche Basis konnte FEIN seine über 16.000 Händler in kürzester Zeit über die anstehende vertragliche Regelung informieren. Zudem konnten die Händler ganz bequem digital und zu jeder Zeit den Vertrag dank PLC Contract über einen Datenraum abwickeln, Fragen stellen oder wenn gewünscht Vertragsanpassungen vornehmen. FEIN kann darüber hinaus über kameon PLC den Status der Vertragsunterzeichnung sämtlicher Handelspartner einsehen und nachvollziehen, wo der Vertrag bereits unterzeichnet ist, wo die Dateneinpflege begonnen hat und wo nachgefasst werden muss. Die unterzeichneten Verträge werden schließlich über kameon PLC direkt archiviert.

Ausblick

Zeitsparend, rechtssicher und transparent: Die Vorteile der automatisierten Vertragsabwicklung über PLC Contract sind für FEIN mit diesem Projekt auf überwältigende Weise deutlich geworden. Zugleich haben wir für das Unternehmen die Grundlage geschaffen, auf der auch künftig Verträge erstellt und mit Kunden oder Händlern geteilt werden können – denn die Vertragsvorlagen sind beliebig erweiterbar. Um im Ablauf noch mehr Zeit zu sparen, sind eine Vereinfachung der Vertragsüberprüfung und ein Tracking der Änderungen, die durch die Vertragsteilnehmer vorgenommen werden, bereits in der Planung.

Hier erfährst du mehr.

Ich berate dich gerne und freue mich auf deine Fragen.

Managing Director

José Enrique Gómez Asbeck

+49 7121 6808490
enrique.gomez@bitbasegroup.com