Die Kassendokumentation von 640 Raststätten im Griff

Die Ausgangssituation

Die 640 Tank- und Raststätten im deutschen Autobahnnetz haben, ähnlich wie Gastronomiebetriebe oder Apotheken, einen sehr hohen Anteil an Barzahlern, was sie in den Fokus der Finanzbehörden rückt, da diese davon ausgehen, dass es gerade bei Bargeschäften oftmals zu steuerlich relevanten Verstößen kommt.

Verschärft wird die Problematik auch dadurch, dass Tank- und Rastanlagen hohe Umsätze mit teilweise mehreren hunderttausend Kaufvorgängen pro Jahr in unterschiedlichen Kassensystemen verbuchen, wobei schon kleinste bei Betriebsprüfungen erkannte Unregelmäßigkeiten zu horrenden Steuernach- und Strafzahlungen führen können und in der Vergangenheit auch schon geführt haben.

Tank & Rast ist mit 360 Tankstellen sowie rund 400 Raststätten der führende Anbieter von Gastronomie, Einzelhandel, Hotellerie und Kraftstoff auf den Autobahnen in Deutschland. Rund 500 Millionen Reisende besuchen jedes Jahr die Servicebetriebe der Autobahn Tank & Rast.

Die Betriebsprüfer der Finanzbehörden haben dabei leichtes Spiel, denn sie legen ihr Augenmerk auf die gesetzlich vorgeschriebene GOBD-konforme Archivierung der Kassendaten und können mit einer speziellen Prüfsoftware diese sowohl systematisch als auch inhaltlich problemlos analysieren und dabei Inkonsistenzen wie fehlende Belegnummern oder fragwürdige Storno-Buchungen – und das über einen Zeitraum von mehreren Jahren – erkennen.

Die Betreiber der Rastanlagen stehen bei Betriebsprüfungen also immer vor der Problematik, dass sich trotz ordnungsgemäßer Buchführung in den Kassendaten praktisch immer Vorgänge finden lassen, die steuerrechtlich problematisch sein könnten.

 

Unsere Lösung

Wie bekommt man die Kassendokumentation von 640 Raststätten in ganz Deutschland auf einen Schlag und steuerrechtlich nachhaltig in den Griff?

Unsere Idee: Mit dem Knowhow unserer Wirtschaftsprüfer entwickeln wir ein cloud-basiertes, digitales Archiv, das im ersten Schritt jede Nacht bundesweit die steuerlich relevanten Daten aller Kassen sämtlicher Tank- und Raststätten ausliest und nach der gesetzlichen Maßgabe für die Aufbewahrung von Buchhaltungsbelegen revisionssicher und unveränderbar, also GOBD-konform bei uns ablegt.

Im zweiten Schritt wird eine automatisierte inhaltliche Prüfung der transferierten Daten vorgenommen, wie sie auch von den Betriebsprüfern mit deren Prüfsoftware IDEA durchgeführt wird.

Projektumsetzung

Die Umsetzung dieser steuerrechtlich und technisch anspruchsvollen Aufgabe erfolgt modulbasiert.

Modul 1 verbindet die unterschiedlichen Kassensysteme über Schnittstellen mit unserem Zentralarchiv, in das jede Nacht die Kassendaten übertragen und GOBD-konform archiviert werden.

Modul 2 prüft mittels der auch von Betriebsprüfern verwendeten IDEA-Software die Kassendaten in eng getakteten Abständen inhaltlich und systematisch auf Inkonsistenzen und informiert den Kunden bei Auffälligkeiten.

Modul 3 archiviert schließlich – natürlich auch wieder GOBD-konform – sämtlichen E-Mail-Verkehr der Kunden.

Eine Zukunft mit transparenten Kassenjournalen als 100-prozentige revisionssichere Lösung.

Kundennutzen

Transparenz und Sicherheit – das sind die Benefits, von der die Pächter der Tank & Rast mit unserem System profitieren.

  • Die Archivierung der Kassendaten und des E-Mail-Verkehrs erfolgt automatisiert und gesetzeskonform, gemäß den Vorgaben der GOBD.
  • Die tägliche Auswertung der Kassendaten als Predictive Analysis ermöglicht die zeitnahe Erkennung von Problemen und schafft damit Sicherheit bei zukünftigen Betriebsprüfungen.
  • Die vollständige Automatisierung der Abläufe führt zum Abbau von administrativem und manuellem Prüfungsaufwand vor oder während Betriebsprüfungen und damit zur Kostenreduktion.

Hier erfährst du mehr.

Ich berate dich gerne und freue mich auf deine Fragen.

Managing Director

José Enrique Gómez Asbeck

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