Die smarte Lösung für automatisierte und gesetzeskonforme Kassenarchivierung

GoBD ist die Abkürzung für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die GoBD gelten seit dem 01.01.2015 für alle buchführungspflichtigen Unternehmen, Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer. Die GoBD gilt für alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind. Dazu gehören unter anderem Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe und Buchungsbelege.

IDEA heißt die Prüfsoftware der Finanzverwaltung, die derzeit in über 40 Ländern bei Tausenden von Revisoren, Wirtschaftsprüfern und Controllern im Einsatz ist.

Die DSFinV-K ist die Beschreibung einer Schnittstelle für den Export von Daten aus elektronischen Aufzeichnungssystemen bei Außenprüfungen. Unternehmen müssen die Daten auf einem für die DSFinV-K geeigneten Datenträger zur Verfügung stellen.

Verantwortlich für die Einhaltung der GoBD-Vorschriften ist allein der Unternehmer. Er muss ein Kassensystem verwenden, das den Vorgaben der GoBD entspricht, die Kassenhersteller wiederum sind verpflichtet, GoBD-konforme Daten aus ihren Systemen zu erzeugen.

Neben der Unveränderbarkeit der steuerrelevanten Daten, ist die technische Umsetzung einer langfristigen Archivierung zentraler Bestandteil der GoBD-Vorgaben. Der Unternehmer kann nach der Erzeugung der steuerrelevanten Daten selbst für deren Archivierung sorgen oder einen Dienstleister damit beauftragen.

Sofern der Unternehmer die steuerrelevanten Daten nicht oder nur unvollständig vorlegen kann, haftet er allein und in vollem Umfang. Gleiches gilt, wenn die Daten inhaltlich Fehler aufweisen oder bezüglich Unveränderbarkeit und langfristiger Archivierung nicht den Vorgaben der GoBD entsprechen.

In diesen Fällen kann der Betriebsprüfer das Kassensystem für „inkonsistent“ erklären, die Betriebsprüfung abbrechen und die jeweilige Steuerschuld schätzen, was zumeist zu hohen Nachzahlungsforderungen führt.

Kassen- bzw. Buchhaltungsdaten sind keine steuerrelevanten Daten i.S. der GoBD.

Die Dateiformate und -strukturen von Kassen- bzw. Buchhaltungsdaten sind vom Kassenhersteller frei wählbar, deren Inhalte können nachträglich korrigiert werden (z.B. durch Umbuchungen).

Die steuerrelevanten Daten hingegen haben fest vorgegebene Dateiformate und -strukturen, werden erst bei Kassenabschlüssen (z.B. Tages- oder Monatsabrechnungen) aus den Kassen- bzw. Buchhaltungsdaten erzeugt und dürfen anschließend auch nicht mehr verändert werden.

Zunächst fordert der Betriebsprüfer die steuerrelevanten Daten an. Vorzulegen ist ebenfalls die sog. „Verfahrensdokumentation“ des Kassenherstellers, aus der hervorgeht, wie das System funktioniert und wie die Einhaltung der GoBD-Vorgaben technisch umgesetzt wird. Ebenso muss ein Nachweis erbracht werden, wie die langfristige und unveränderbare Archivierung sichergestellt wird.

Mithilfe einer speziellen Software (IDEA) wird dann die Vollständigkeit und inhaltliche Richtigkeit der GoBD-Daten geprüft.

Folgende Fragen sind mit dem Kassenhersteller zu klären:

1. Werden meine steuerrelevanten Daten gemäß den GoBD-Vorschriften regelmäßig erzeugt?
2. Entsprechen die Dateiformate und -strukturen den Vorgaben der GoBD?
3. Ist die Unveränderbarkeit der steuerrelevanten Daten gewährleistet?
4. Wo und wie werden die steuerrelevanten Daten langfristig archiviert?
5. Wie komme ich an meine steuerrelevanten Daten?
6. Liegt eine Verfahrensdokumentation des Kassenherstellers vor?
7. Ist in der Verfahrensdokumentation auch die unveränderbare und langfristige Archivierung der GoBD-Daten enthalten oder gibt es darüber andere schriftliche Nachweise?