16.000 Verträge.
2 Sprachen. Eine Lösung

Die Ausgangssituation

Neue EU-Richtlinien zur Datenschutzumstellung tritt in Kraft

Am 28.12.2022 traten für Unternehmen neue EU-Richtlinien zur Datenschutzumstellung in Kraft. Diese Richtlinien fordern, dass mit jedem Zwischenhändler und Kunden ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen werden muss. Dieser AVV beinhaltet neben allgemeinen Angaben zum Zwischenhändler auch Angaben zu Datenschutzmaßnahmen und weiteren Informationen.

Unsere Aufgabe war es, für FEIN die digitale Infrastruktur zu entwickeln, um die Unterzeichnung des AVV für seine über 16.000 Zwischenhändler weltweit zu realisieren. Dabei sahen wir uns gleich vor mehrere Herausforderungen gestellt. Denn zum einen mussten wir die Verträge für unterschiedlichste Länder aufsetzen und neben den zwei Sprachversionen auch die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen einhalten. Darüber hinaus musste nicht nur die Bereitstellung der Verträge, sondern auch die Sichtung und Auswertung des Rücklaufs übersichtlich aufgesetzt werden.

Die Lösung

Eine vollständigen Digitalisierung des Vertragsprozesses

Um allen Zwischenhändlern auf dem kürzesten und schnellsten Weg den notwendigen Vertrag bereitzustellen, nutzten wir unser Produkt kameon GRC Contract, unsere Lösung zur vollständigen Digitalisierung des Vertragsprozesses. Wir passten das Dashboard von my.FEIN, die bereits aktive Plattform die wir für das Unternehmen in einem vorherigen Projekt realisieren durften so an, dass jeder Händler unmittelbar nach dem Login die Weiterleitung zu GRC erhielt. Über my.FEIN verwalten Zwischenhändler weltweit FEIN Produkte für ihre Kunden. Auf Grundlage der EU-Vorgaben erstellten wir Vertragsvorlagen und importierten die Daten der Händler, die die Plattform nutzen.

Wir erstellten und implementierten nun für jeden Händler einen AVV – angepasst an die landesspezifischen Datenschutzanforderungen. Selbstredend stimmten wir dieses Vorgehen eng mit FEIN ab, so dass das Unternehmen seinerseits Händler bereits im Vorfeld über die anstehende Vertragsunterzeichnung und das dafür notwendige Procedere informieren konnte.

All das konnten wir dank schneller Abstimmungswege und agilen Projektmanagement im gesetzten engen Zeitrahmen bewältigen. So konnte FEIN sämtliche seiner über 16.000 Zwischenhändler in kürzester Zeit, zur Vertragsunterzeichnung auffordern.

Die Ergebnisse

16.000 Händler konnten in kürzester Zeit über die anstehende vertragliche Regelung informiert werden

Über my.FEIN als zentrale Serviceplattform und verlässliche Basis konnte FEIN seine über 16.000 Händler in kürzester Zeit über die anstehende vertragliche Regelung informieren. Zudem konnten die Händler ganz bequem digital und zu jeder Zeit den Vertrag dank GRC Contract über einen Datenraum abwickeln, Fragen stellen oder wenn gewünscht Vertragsanpassungen vornehmen. FEIN kann darüber hinaus über kameon PLC den Status der Vertragsunterzeichnung sämtlicher Handelspartner einsehen und nachvollziehen, wo der Vertrag bereits unterzeichnet ist, wo die Dateneinpflege begonnen hat und wo nachgefasst werden muss. Die unterzeichneten Verträge werden schließlich über kameon GRC direkt archiviert.

Die Vorteile der automatisierten Vertragsabwicklung über GRC Contract sind für FEIN mit diesem Projekt auf überwältigende Weise deutlich geworden. Zugleich haben wir für das Unternehmen die Grundlage geschaffen, auf der auch künftig Verträge erstellt und mit Kunden oder Händlern geteilt werden können – denn die Vertragsvorlagen sind beliebig erweiterbar. Um im Ablauf noch mehr Zeit zu sparen, sind eine Vereinfachung der Vertragsüberprüfung und ein Tracking der Änderungen, die durch die Vertragsteilnehmer vorgenommen werden, bereits in der Planung.